Política de Tratamiento de Datos Personales
Versión 2026.10.08 · Publicada el 8 de octubre de 2026 · Vigente desde el 8 de octubre de 2026
Esta política se expide conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015 (que incorpora el Decreto 1377 de 2013).
1. Quiénes somos
TERABYTE COLOMBIA S.A.S. («Juntox») NIT 901.178.230-0 Calle 94 A # 69 - 64, Bogotá D.C., Colombia Teléfono: +57 319 576 2601 Correo para asuntos de datos personales: privacidad@juntox.co Área que atiende tus solicitudes: Oficial de protección de datos de Terabyte
2. Quién responde por tus datos: Juntox y tu comunidad
Juntox tiene dos papeles, y de eso depende a quién reclamar:
- Tu comunidad (la persona jurídica de propiedad horizontal a la que
perteneces) es la responsable de los datos que ella decide tratar: el censo (tu nombre, tu unidad, tu documento, quiénes viven contigo), la cartera, la paquetería, las visitas, las asambleas, las llamadas de su portería y lo que registra su administración. Juntox es encargado de esos datos: los trata por cuenta de la comunidad y siguiendo sus instrucciones. Tu comunidad tiene su propia política de tratamiento de datos, que puedes consultar en la app junto a esta.
- Juntox es responsable de tu identidad de acceso (la cuenta con la que
entras a una o varias comunidades), de tus dispositivos, de la seguridad de la plataforma y de las comunicaciones que Juntox te envía por su cuenta.
Los datos de contacto de tu comunidad están en la app, en Ajustes → Privacidad.
Si no sabes a quién dirigirte, escribe a privacidad@juntox.co: si le corresponde a tu comunidad, se lo trasladamos en máximo dos días hábiles y te avisamos (art. 15, Ley 1581).
3. Qué datos tratamos
| Categoría | Ejemplos |
|---|---|
| Identificación | nombre, tipo y número de documento, unidad, comunidad, fecha de nacimiento |
| Contacto | correo electrónico, teléfono, dirección de notificaciones |
| Cuenta y acceso | usuario, credenciales, fecha y hora de ingreso |
| Dispositivo | identificador del equipo, marca, modelo, sistema operativo, versión de la app, zona horaria, tokens de notificación |
| Conexión | dirección IP |
| Contenido | mensajes, fotos, videos, documentos y notas de voz que envías |
| Operación | visitas que autorizas, paquetes que recibes, reservas, casos y PQRS, cartera |
| Llamadas | grabación de llamadas dentro de la app y de la citofonía al celular, con su fecha, duración y participantes |
| Contacto de emergencia | nombre, parentesco y teléfono de la persona que indiques para llamarla si te pasa algo |
| Botón de pánico | la alerta, tu ubicación en la comunidad y, solo si lo permites, el audio en vivo (no se graba) |
| Asambleas | asistencia, poderes, votos, intervenciones, grabación de audio y video |
| Visitantes | nombre, documento, placa, foto del vehículo y, solo con autorización expresa, foto del rostro |
| Mascotas y vehículos | datos y documentos de tus mascotas y vehículos; si alguien escanea la placa QR de tu mascota, la ubicación del escaneo |
| Comercio y Clasificados | nombre o razón social, documento, dirección de notificaciones y teléfono de quien vende |
| Auditoría | registro de cada acción que realizas en la plataforma |
| Biométricos (opcional) | rostro, solo si activas el ingreso biométrico |
4. Para qué los tratamos, con qué base y quién responde
| Tratamiento | Finalidad | Base legal | Responsable |
|---|---|---|---|
| Censo y administración (cartera, paquetería, visitas, reservas, casos, asambleas) | prestar el servicio y llevar el registro de propietarios y residentes | tu autorización y la Ley 675 de 2001 (art. 51) | Comunidad |
| Identidad entre comunidades | una sola cuenta para entrar a varias comunidades | tu autorización | Juntox |
| Seguridad de la plataforma y prevención de fraude | proteger tu cuenta y la plataforma, con la dirección IP, el aparato y los registros de acceso | tu autorización | Juntox |
| Grabación de llamadas | seguridad: tener evidencia ante un incidente o un reclamo | tu autorización, informada antes de hablar con el aviso «Llamada grabada por seguridad» | Comunidad |
| Grabación de asambleas | prueba de lo decidido | tu autorización; la obligación de conservarla (art. 42, parágrafo, Ley 675) limita la supresión | Comunidad |
| Botón de pánico | avisar a la portería y, si lo elegiste, permitirle escuchar en vivo | tu autorización expresa, otorgada al configurar el botón; si la emergencia es médica, además el art. 10, lit. c, de la Ley 1581 | Comunidad |
| Contacto de emergencia | llamar a la persona que indicaste cuando ocurra una emergencia que te afecte | tu autorización, al registrarlo; la de esa persona la obtienes tú antes de registrarla | Comunidad |
| Alertas generales (evacuación, incendio, sismo, seguridad) | avisarte de una emergencia real | tu autorización, al aceptar el servicio. Recibir estas alertas forma parte del servicio y no se puede desactivar | Comunidad |
| Cobranza y avisos de cartera | informarte el estado de tu cuenta y lo que debes | tu autorización y la Ley 675; los avisos de cobro respetan los horarios de la Ley 2300 de 2023 | Comunidad |
| Lista de morosos | publicar, solo si la comunidad la enciende con respaldo escrito, las unidades en mora: por unidad, sin montos, sin nombres y sin foto, en un orden que no depende de la deuda | tu autorización y la Ley 675 | Comunidad |
| Datos del visitante | registrar el ingreso | autorización por conducta inequívoca, con el aviso a la vista (art. 7, Dec. 1377); la foto del rostro, solo con autorización expresa | Comunidad |
| Datos de quien vende en Comercio o Clasificados | permitir que un comprador presente un reclamo | autorización del vendedor al publicar y el deber del art. 53 de la Ley 1480 de 2011 | Juntox |
| Placa QR de mascotas | ayudar a que una mascota perdida vuelva a casa: guarda la ubicación de quien escanea la placa, aunque no tenga cuenta | tu autorización (dueño); autorización por conducta inequívoca, con el aviso en la página de escaneo (art. 7, Dec. 1377) (quien escanea) | Comunidad |
| Páginas públicas de verificación | que cualquiera compruebe un documento: el paz y salvo muestra la comunidad, la unidad, el titular, la fecha de corte y la vigencia; el comprobante de un sorteo muestra solo códigos de unidad y su posición | tu autorización | Comunidad |
| Saludo de cumpleaños | enviarte, el día de tu cumpleaños, una notificación de felicitación de Juntox, en nombre de la administración de tu comunidad si esta lo permite, sin contenido comercial. Solo se usan el día y el mes; la administración no recibe tu fecha de nacimiento, ni la lista de quién cumple años, ni la confirmación del envío | tu autorización, informada al pedirte la fecha, con la opción de no recibirlo en esa misma pantalla. Puedes cambiarlo después en Ajustes → Privacidad sin perder ningún servicio | Juntox |
| Inteligencia artificial: transcripción de asambleas y dictado de la minuta | convertir en texto lo dicho en la asamblea y en la minuta de portería | tu autorización | Comunidad |
| Inteligencia artificial: voz de los avisos de llamada y corrector de redacción | generar el aviso hablado de las llamadas y sugerir correcciones al texto que escribes | tu autorización | Juntox |
| Notificaciones y correos de la operación | informarte lo que pasa en tu comunidad | tu autorización | Comunidad |
| Auditoría | dejar evidencia de quién hizo qué y cuándo, y responder reclamos | tu autorización | Comunidad y Juntox, cada uno sobre sus datos |
| Requerimientos de autoridad | entregar información cuando la pide una entidad pública en ejercicio de sus funciones o una orden judicial | art. 10, lit. a, Ley 1581 | Comunidad y Juntox |
5. Datos sensibles y consentimientos opcionales
Estos tratamientos son opcionales, se autorizan por separado desde Ajustes → Privacidad o cuando te lo preguntemos por primera vez, vienen apagados de fábrica, los puedes revocar cuando quieras y negarte no te quita ningún servicio:
- Biometría (dato sensible, art. 6 de la Ley 1581): no estás obligado a
autorizarla; siempre existe la alternativa de contraseña o clave. La detección y la verificación del rostro se hacen en tu teléfono: la imagen no sale hacia ningún proveedor para eso.
- Comunicaciones comerciales: solo por el canal que escojas y, conforme a la
Ley 2300 de 2023, entre semana de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m.; nunca domingos ni festivos.
- Uso de tu imagen en la cartelera o publicaciones de la comunidad, solo
dentro de la plataforma.
- Escucha en vivo del botón de pánico: la primera vez te preguntamos, sin
opción marcada. Si la permites, al activar el botón tu teléfono puede abrir el micrófono para que la portería escuche lo que pasa. Se escucha en vivo y no se graba. Captará también a quienes estén contigo.
De cada autorización guardamos constancia: quién, para qué comunidad, el texto exacto con su versión, la fecha y hora, el canal, el dispositivo, su estado actual y el historial de otorgamientos y revocaciones. Puedes descargarla desde Ajustes → Privacidad.
6. Menores de edad
Para tener cuenta en Juntox hay que ser mayor de 18 años. Tu fecha de nacimiento se usa para comprobarlo y, mientras no lo apagues, para saludarte en tu cumpleaños (sección 4). Los menores solo figuran como dato del censo de su unidad, registrado por su representante legal, y únicamente para la seguridad y la administración, atendiendo al interés superior del niño (art. 7, Ley 1581). Su imagen solo se usa con la autorización de su representante y para fines que no los expongan.
7. Grabación de llamadas
- Se graban las llamadas dentro de la app y las de la portería al celular. Antes
de que nadie hable se oye el aviso «Llamada grabada por seguridad», y la grabación empieza cuando el aviso termina. Quien sigue en la línea después del aviso autoriza la grabación.
- La comunidad, la unidad o cualquiera de las dos personas puede decidir que
sus llamadas no se graben.
- Quién puede escuchar: solo los roles que la comunidad autorice. Cada
reproducción o descarga queda registrada en la auditoría.
- Cuánto se guarda: 90 días, salvo que la llamada quede ligada a un caso, una
PQRS o un incidente (se conserva lo mismo que el caso) o que una de las dos personas pida conservarla para un reclamo (se conserva hasta que el reclamo termine).
- Puedes pedir copia de tu propia llamada por la vía del numeral 10.
- Emergencia sin conexión: si hay una emergencia general y la app no tiene
conexión, la portería puede llamarte a tu celular desde su teléfono. En ese caso verá tu número. Quedará registrado quién lo usó. Solo pasa si autorizaste recibir llamadas de la portería y si la administración de tu comunidad declaró que la portería usa un teléfono y una línea de la comunidad, no el celular personal de un guarda. Esa llamada no se graba.
8. Quién más ve tus datos
- Tu comunidad: la administración, el consejo y la portería, cada uno según
su rol.
- Contacto de emergencia: si registras uno (nombre, parentesco y teléfono),
el personal de portería de tu comunidad puede consultarlo solo para llamarlo cuando ocurra una emergencia que te afecte. Lo consulta en el momento en que lo necesita y no queda guardado en los teléfonos ni en los equipos de la portería: de antemano solo sabe si tienes uno registrado. Cada consulta queda en el registro de auditoría: quién lo consultó, de quién y cuándo. Son datos de otra persona que tú nos entregas: antes de registrarlos, cuéntale para qué son y obtén su autorización. Puedes cambiarlo o borrarlo cuando quieras desde tu perfil en la app.
- Los demás residentes, únicamente en lo que la plataforma muestra a la
comunidad (por ejemplo, un aviso de la cartelera o una conversación en la que participas).
- Quien te compre en Comercio o Clasificados, si vendes y el comprador quiere
presentar un reclamo, y la autoridad que lo pida (art. 53, Ley 1480).
- Nuestros encargados, proveedores que reciben datos para prestar el
servicio. Con cada uno existe un acuerdo de tratamiento de datos conforme al art. 25 del Decreto 1377:
| Encargado | Qué recibe | Dónde |
|---|---|---|
| Proveedor del servidor (velia.net) | las bases de datos y el backend; el audio y video de llamadas y asambleas, que procesamos en nuestro propio servidor; y el buzón de correo de Terabyte, donde llegan las solicitudes de habeas data | Estados Unidos |
| Cloudflare (R2, Workers y Email Routing) | todos los archivos: fotos, documentos, grabaciones; y el reenvío del correo que llega a privacidad@juntox.co hacia el buzón de Terabyte | Estados Unidos y Unión Europea |
| ZeptoMail (Zoho) | correos y direcciones de correo | Estados Unidos |
| Meta (WhatsApp) | número y mensajes de activación y avisos | Estados Unidos |
| Onurix | número y mensajes SMS | Colombia |
| Zadarma | número y audio de la citofonía al celular | Unión Europea |
| Google (Firebase Cloud Messaging, Gemini y Google Maps) | identificador del aparato y texto de las notificaciones; texto y audio que se procesan con inteligencia artificial; las coordenadas de cada mapa que se dibuja (por ejemplo, el rastro de una mascota perdida) | Estados Unidos |
| Groq | el texto que envías al corrector de redacción | Estados Unidos |
| Apple (Apple Push Notification service) | identificador del aparato y texto de las notificaciones | Estados Unidos |
Google (Gemini) y Groq se usan con cuentas de pago, cuyos términos establecen que tus datos no se usan para entrenar sus modelos.
Transmisión a encargados (art. 25, Decreto 1377). Como se ve en el cuadro, tus datos salen de Colombia hacia los encargados listados, para las finalidades descritas. Estados Unidos y los países de la Unión Europea tienen nivel adecuado de protección de datos según la Superintendencia de Industria y Comercio.
Fuera de esto, no vendemos tus datos ni los cedemos a terceros con fines comerciales.
9. Cuánto tiempo los conservamos
| Dato | Retención |
|---|---|
| Perfil y censo | mientras estés vinculado a la comunidad, más un año |
| Archivos del chat | dos años desde el último acceso al hilo |
| Grabaciones de llamadas (app y citofonía) | 90 días, salvo caso ligado o reclamo (numeral 7) |
| Grabaciones de asamblea | cinco años (ver abajo) |
| Actas y libro de actas | permanente |
| Traza de cada alerta del botón de pánico | cinco años |
| Foto del rostro de un visitante | 30 días, salvo que la visita quede ligada a un incidente o caso |
| Foto del vehículo | un año |
| Datos de la visita en la minuta de portería (nombre, documento, placa) | un año, configurable por la comunidad hasta dos. Si la visita queda ligada a un incidente o un caso, se conserva lo mismo que el caso |
| Documentos de mascotas y vehículos | 12 meses |
| Ubicación del escaneo de la placa QR de una mascota | 30 días |
| Contabilidad y sus soportes | diez años (Ley 962 de 2005, art. 28) |
| Fecha de nacimiento | mientras exista la cuenta, para la verificación de edad. Apagar el saludo de cumpleaños no la borra: solo deja de usarse para eso |
| Aceptación de estos documentos y de los consentimientos | mientras exista la cuenta, más diez años |
| Auditoría operativa | un año |
| Auditoría de evidencia (entregas, visitas, votos, activaciones) | cinco años |
| Correo enviado | un año |
Grabación de asambleas y derecho de supresión. La grabación es la prueba que exige el art. 42 de la Ley 675, y no procede la supresión cuando existe un deber legal de conservar (art. 9, Decreto 1377). Si pides suprimirla, te respondemos por escrito con la fecha en que se borrará.
10. Tus derechos
Puedes conocer, actualizar y rectificar tus datos; solicitar prueba de la autorización que otorgaste; ser informado sobre el uso que se les ha dado; revocar la autorización; solicitar su supresión; pedir copia de tu propia llamada; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Cómo ejercerlos: escribe a privacidad@juntox.co, o usa Ajustes → Privacidad en la app. Cada solicitud recibe un radicado con su fecha de recibo, a quién se dirigió, la respuesta y, si la hubo, la prórroga.
A quién le toca responder:
- Lo que se refiere a datos de tu comunidad (censo, cartera, visitas,
llamadas de la portería, asambleas) lo decide la comunidad, que es la responsable. Juntox se lo traslada en máximo dos días hábiles, te avisa del traslado y le ayuda a ejecutarlo.
- Lo que se refiere a tu cuenta y tu identidad de acceso lo resuelve
Juntox.
Plazos:
- Consulta: dentro de los diez días hábiles siguientes, prorrogables por
cinco más (art. 14, Ley 1581). La consulta es gratuita al menos una vez al mes.
- Reclamo: dentro de los quince días hábiles siguientes, prorrogables por
ocho más (art. 15, Ley 1581).
Requisitos del reclamo (art. 15, Ley 1581): tu identificación, la descripción de los hechos, tu dirección y los documentos que quieras hacer valer. Si el reclamo llega incompleto, te pedimos completarlo dentro de los cinco días siguientes; si no lo completas en dos meses, se entiende que desististe. Mientras se tramita, el dato reclamado lleva la leyenda «reclamo en trámite».
11. Eliminación de la cuenta: qué se borra y qué no
Puedes eliminar tu cuenta desde la app. Cuando lo hagas:
Se borra: tu perfil, tu foto, tu teléfono, tu correo, tus preferencias, tus dispositivos registrados y tus tokens de notificación. Tu identidad de acceso se anula.
No se borra:
- Los mensajes que enviaste, porque también son información de la otra
persona y su prueba.
- Las confirmaciones de entrega y las autorizaciones de visita, que son
evidencia frente a tu comunidad.
- Los votos, las actas y las grabaciones de asamblea, que son documentos de
la comunidad conforme a la Ley 675.
- El registro de auditoría, que caduca por antigüedad, nunca a petición.
- La constancia de que aceptaste estos documentos, que es justamente la
prueba de que el tratamiento fue autorizado.
Revocar la autorización es distinto de eliminar la cuenta: si revocas la autorización para el tratamiento necesario para prestar el servicio, la consecuencia es que tu cuenta se cierra.
12. Cookies del portal
El portal web usa solo cookies estrictamente necesarias: la de tu sesión y la que permite ver los archivos que abres. No usamos cookies de analítica ni de publicidad. Si algún día las usamos, te pediremos permiso antes.
13. Seguridad e incidentes
Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger tus datos: cifrado en tránsito, cifrado en reposo de los archivos almacenados, control de acceso por rol, aislamiento de la información de cada comunidad en su propia base de datos y registro de auditoría.
Si ocurre un incidente de seguridad que afecte tus datos, lo registramos, lo contenemos, avisamos a la comunidad afectada dentro de las 72 horas siguientes a conocerlo, lo reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince días hábiles siguientes y te avisamos si hay riesgo para tus derechos.
14. Vigencia y cambios
Esta política rige desde la fecha indicada al inicio. Cuando cambie de fondo te lo avisaremos antes y te pediremos aceptarla de nuevo; un cambio de redacción solo se avisa. Cada versión queda publicada en una dirección estable, con su fecha, para consulta.
Las bases de datos de Juntox tendrán vigencia mientras se preste el servicio y durante los plazos de retención indicados en el numeral 9.